1. Elegir por el número final sin mirar qué incluye
Dos cotizaciones nunca traen lo mismo. Una incluye meseros, menaje y transporte; la otra cotiza solo la comida y suma el resto después. Compara ítem por ítem o no estás comparando nada.
2. Contratar sin conocer el sitio
Si el proveedor no preguntó si el lugar tiene cocina, energía y por dónde entra el equipo, o no sabe lo que hace o lo va a improvisar el día del evento. Esa pregunta debería salir de él, no de ti.
3. Recortar meseros para bajar el precio
Es el ahorro que más se nota. Con personal corto la cena se alarga, las mesas quedan con platos sucios y la percepción del evento cae, por buena que esté la comida.
4. No definir la hora de servicio con el protocolo
La cena que sale en medio del vals o a las once de la noche daña la recepción. El cronograma se acuerda entre el catering, el coordinador y quien maneja la música, antes del evento.
5. Confirmar mal el número de invitados
Cotizar sobre la lista de invitados y no sobre confirmados es pagar comida que nadie come. Y no avisar los que se suman a última hora es quedarse corto. Define la fecha de corte y respétala.
6. Olvidar los menús especiales
Vegetarianos, alergias, niños y el equipo de proveedores. Son cuatro grupos que casi siempre se olvidan y que siempre aparecen la noche del evento.
7. No preguntar quién responde el día del evento
Si algo se atrasa, ¿a quién llamas? Debe haber un responsable en sitio con nombre y teléfono, no un equipo suelto. Es la pregunta que más tranquilidad da y la que menos gente hace.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una cotización de catering seria?
Menú detallado, número de meseros y horas, menaje incluido, transporte y montaje, fecha de corte para confirmar invitados y qué pasa si llegan más personas. Si falta algo de eso, pregúntalo antes de firmar.
¿Cuánto anticipo es normal?
En el sector es habitual un anticipo para bloquear la fecha y el saldo antes del evento. Lo importante es que las condiciones queden escritas, incluida la política si el evento se aplaza.
¿Se puede cambiar el menú después de firmar?
Ajustes menores sí, hasta cierta fecha. Cambios grandes cambian el valor, porque afectan compras y personal. Por eso la degustación se hace antes de cerrar.
¿Qué pasa si llueve o el evento se aplaza?
Debe estar escrito desde el principio: qué se puede reprogramar, en qué plazo y qué costos se pierden. Preguntarlo no es desconfianza, es planeación.
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